1. Zvolte správnou formu podnikání a nastavte odpovědnost

První právní rozhodnutí je volba, zda podnikat jako osoba samostatně výdělečně činná, nebo prostřednictvím obchodní společnosti. Nejde jen o daně, ale zejména o míru osobní odpovědnosti, důvěryhodnost navenek a budoucí možnosti růstu (investor, vstup společníka, prodej podílu).

U společnosti doporučujeme nepodcenit:

• zakladatelské dokumenty (společenská smlouva či zakladatelská listina u jednočlenné společnosti),

• pravidla jednání jednatele (interně i navenek),

• základní nastavení vztahů mezi společníky (viz tip č. 2).

TIP z praxe

V praxi se často setkáváme s tím, že společnost je sice založena, avšak detailní nastavení vnitřních pravidel je odsunuto. Následně chybí úprava rozhodovacích mechanismů, převoditelnosti podílů a řešení patových situací.

2. Pokud podnikáte ve dvou a více lidech, řešte společníky dřív než logo

Společné podnikání stojí na důvěře – ale právní dokumenty jsou od toho, aby chránily vztah, když se očekávání časem změní. Pokud zakládáte firmu s někým dalším, vyplatí se mít alespoň základní společenskou smlouvu, i když se dnes na všem shodnete.

Společenská smlouva typicky upravuje:

• kdo do projektu vkládá peníze, práci, kontakty a jak se to promítá do podílů,

• kdo a jak rozhoduje (hlasování, veto, klíčové otázky),

• co se stane, když někdo odejde,

• převody podílů (předkupní právo, zákaz konkurence),

• mechanismy pro řešení konfliktů.

TIP z praxe

Rizikovým nastavením je podílová struktura 50/50 bez mechanismů pro řešení patových situací. V praxi pak i dílčí neshoda může ochromit rozhodování a provoz společnosti.

3. Smlouvy a obchodní podmínky: pište je tak, aby šly vymáhat

Začínající podnikatelé často přijímají zakázky neformální cestou – po telefonu, přes e-mail nebo zprávy, tedy bez jasně zachyceného rozsahu plnění, ceny, termínů a pravidel pro změny. Do chvíle, než nastane první reklamace, spor o to, co bylo sjednáno, nebo nezaplacená faktura, to obvykle funguje. Jakmile ale dojde na konflikt, chybějící písemná dohoda a nedotažené smluvní podmínky výrazně zhoršují vymahatelnost nároku a zbytečně zvyšují náklady na řešení.

Aby bylo jasné, co jste si se zákazníkem dohodli, vyplatí se mít:

• alespoň potvrzenou objednávku (co, kdy a za kolik),

• rámcovou smlouvu pro dlouhodobou spolupráci,

• obchodní podmínky pro e-shop a prodej spotřebitelům.

Z pohledu praxe bývá ve smluvních podmínkách dobré ošetřit:

• rozsah plnění a změny zadání (změnové požadavky),

• splatnost, zálohy, sankce (úroky z prodlení, smluvní pokuty),

• způsob dodání,

• možnosti ukončení smluvního vztahu,

• omezení odpovědnosti a reklamace (v mezích zákona),

• rozhodné právo, místní příslušnost, řešení sporů.

TIP z praxe

Nepoužívejte stažené vzory bez kontextu. Mívají nedostatky, které se projeví až v případě sporu.

4. GDPR a práce s daty: minimum, které musí být správně

GDPR není jen pro velké firmy. Jakmile pracujete s osobními údaji (klienti, zákazníci, zaměstnanci), vyplatí se mít základní pravidla nastavená hned od začátku. Nejedná se o rozsáhlou dokumentaci, ale o několik klíčových povinností, které se v praxi nejčastěji řeší a také kontrolují:

• správná informační povinnost (oznámení o ochraně osobních údajů na webu),

• konkrétní právní titul pro zpracování osobních údajů (smlouva, zákonná povinnost, souhlas apod.),

• ošetření vztahů s dodavateli (např. externí účetní či IT správce), kteří s daty pracují,

• přijetí základních bezpečnostních opatření (přístupy, hesla, doby uchovávání a pravidla pro výmaz).

5. Obchodní značka a duševní vlastnictví: zajistěte si, co budujete

Mnoho projektů investuje do obchodní značky, ale právně ji již nechrání. To má pak za následek, že si někdo zaregistruje podobnou obchodní značku nebo na ní parazituje.

Proto doporučujeme:

• provést základní kontrolu názvu (obchodní rejstřík, ochranné známky),

• zvážit registraci ochranné známky (vždy levnější než nutnost celkové změny obchodní značky po prohraném sporu),

• smluvně upravit rozsah licence k autorským dílům od vašich dodavatelů tak, aby pokrývala zamýšlené využití (grafika, logo, texty, foto, software).

TIP z praxe

Nespoléhejte na kamarádskou domluvu (typicky u webu nebo loga). Vždy si smluvně ošetřete, že máte k výstupům dostatečně širokou licenci (ideálně bez zbytečných omezení), a že můžete materiály používat dlouhodobě i v marketingu. Předejdete tím situaci, kdy se později řeší, zda smíte logo nebo web dál upravovat nebo je vůbec používat v plném rozsahu.

Náš tip z advokátní kanceláře ELEMENTZ LEGAL

Je dobré si to stále připomínat: prevence je vždy levnější než následné řešení sporů. Náklady na počáteční dokumentaci zpracovanou advokátem se mohou zdát vysoké, ale v kontextu případné ceny soudního sporu jsou minimální.

Z naší praxe můžeme říct, že ty nejproblematičtější spory vyplynuly právě z podceněné přípravy. Nebojte se poradit se o tom s advokátem, který tomu rozumí.

Autor: Advokátní kancelář ELEMENTZLEGAL